Problemas hoy en día de la información
Hoy en día las empresas se convierten en entes operativos que responden de manera reactiva a las diferentes eventualidades. Muchas desiciones se toman de forma instintiva sin sustentación financiera ni operativa.
Las empresas tienen sistemas de información que entregan a petición y algunos casos existen departamentos especializados en entregarla, pero con deficiencias en oportunidad y claridad de la misma ,lo que ocasiona problemas en la toma de desiciones.
De la misma forma se entrega información a las personas que no tienen injerencia en el proceso, gerencia o estrategia de la empresa.
Se tienen varias fuentes de datos y en muchos casos se replica, creando redundancia, generando desconfianza porque no coincide, exigiendo procesos de validación para saber cual es la fuente más confiable.
Que ofrecemos en el proceso
Sabemos que las herramientas no solo son la solución a todos los problemas. Nuestro proceso involucran varias etapas de asesoramiento :
- Requerimientos generales de información
- Estudio de las estrategias de la compañía, misión y visión.
- Recopilación de sistemas de información e inventario de datos.
- Identificación de fuentes de información.
- Requerimiento específicos de información y oportunidad.
- Identificación de alertas que impactan el proceso de negocio.
- Generación de un dataware house.
- Validación de la información
Estrategia de la compañía, Misión y Visión
Sabemos que todos los procesos y desiciones de la compañía deben estar alineados en la misión y visión de la empresa según su direccionamiento estratégico. Por eso los modelos de inteligencia de Negocios deben tener un carácter de agregar valor a la empresa, con información valiosa que permitan cumplir con los objetivos actuales y permitir llegar a los objetivos futuros.
Recopilación de la información de sistemas existentes
Muchas empresas tienen diversos sistema de información, en esta etapa hacemos un inventario, hacemos trazas de información, generamos modelos entidad/relación y lo alineamos con los requerimientos de BI para diseñar el dataware house.
Requerimientos específicos de información y oportunidad
En este punto se hace la recopilación de las necesidades especificas de la información y los diseños de los drill down, de esta forma se comienza a construir los tableros de control con información que va de lo general a lo particular. Siendo la primera pantalla un tablero de mando en donde se pueda visualizar el estado completo del proceso.
También se definen los tiempos requeridos de recarga de la información, tiempos que son consensuados con los departamentos de IT para no impactar el desempeño de los diferentes sistemas de información.
Identificación e implementación de alertas
Creemos en sistemas dinámicos que alerten de forma temprana para tomar desiciones a tiempo, por esta razón acompañamos las implementaciones de BI con sistemas de envío de correos automáticos y mensajes con alertas que se definan como críticas para un negocio.
Ejemplos de alertas que hemos implementado son las siguientes:
- Quejas de clientes que tengas ciertas palabras o criterios.
- Bajas de inventarios que superen de los límites críticos.
- Indice de ventas crítico en Zonas, Regionales o puntos
- Generación de costos que superen cierto límite
- Aumento de pasivos
Validación de la información
En todos los procesos de implementación de BI existe desconfianza en la información generada, por eso creemos que un paso fundamental para darle cimientos de confianza a los usuarios es la etapa de validación de información. En esta etapa intervienen todos los actores involucrados con la aplicación de Inteligencia de Negocios y validan ellos mismos que la salida del proceso sea confiable.
Esta etapa permite que el proyecto sea exitoso pues además de generar confianza, los usuarios pueden experimentar las ventajas de tener una herramienta que les va a ayudar en las tareas de gerencia y estrategia empresarial.
Casos de éxito
PapaJohns Colombia : Genera modelos de inteligencia de negocios en donde se puede visualizar en un mapa de pedidos de domicilios las zonas frías y calientes. Con este sistema que posee un drill down se puede llegar a saber cuales son los clientes y sus preferencias de pedidos.
Hamburgesas el corral: Se generó un dataware house del modelo financiero, obteniendo información de diferentes fuentes, logrando obtener gráficas de ingresos comparativos de los mismos puntos entre años por regiones y zonas hasta llegar a los puntos de venta. Los comités de presidencia basaban sus desiciones en los modelos de Inteligencia de negocios.
Festivales de malteadas del corral: Los indicadores de ventas versus metas y proyecciones de ventas se manejaban por regiones , zonas y puntos de venta a nivel nacional a través de modelos de inteligencia de negocios que se publicaban en pantallas ubicadas en sitios estratégicos de la compañía.
El grupo VA : Utilizo un modelo de BI para poder consolidar las ventas de todas las marcas en una sola pantalla, con tableros de mando que indicaban el progreso año tras año. Con estos modelos se logró evidenciar el progreso financiero de la empresa. Así mismo se generaron sistemas de envío de correo automático a los diferentes gerentes sobre la evolución de las marcas en términos de ventas.
Nuestras herramientas
Qlikview – Qliksense – Avango – Desarrollo Moviles – Motores de Bases de Datos – SQL server
Sabemos que las herramientas son un comoditi, lo que vale es la forma de implentación y los cambios organizacionales
Creamos modelos de inteligencia de negocios con qlikview y qliksense que son herramientas que permiten la extracción de información de cualquier fuente de datos como: bases de datos, archivos planos, archivos de excel o páginas web entre otras.
Los modelos son asociativos en memoria por lo que es posible la combinación de las fuentes de información en unos tiempos muy rápidos con grandes volúmenes de datos y permiten generar visualizaciones
